Wissensmanagement ist für viele Entscheider kein Fokusthema. „Wir haben aktuell wichtigere Dinge zu tun“, hört man nicht selten aus der Führungsetage. Meist gefolgt von dem Zusatz: „Aber früher oder später müssen wir uns mal darum kümmern.“
Tatsächlich ist Wissensmanagement jedoch ein Thema, um das sich Unternehmen lieber früher als später kümmern sollten. Über 80 % aller Führungskräfte sagen, dass Unternehmenswissen nicht vollständig dokumentiert ist, sondern häufig noch ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeitenden liegt. Eine alarmierende Quote in einem Jahrzehnt, in dem eine der größten Arbeitnehmergenerationen in den Ruhestand geht und die Fluktuation aufgrund des Arbeitnehmermarkts so hoch ist wie nie zuvor.
Wie kann sich ein professionelles, digitales Wissensmanagement also konkret für Unternehmen auszahlen? Und welche Probleme löst es über die reine Wissensspeicherung hinaus? Hier sind unsere Top-5-Argumente für eine Professionalisierung des Wissensmanagements.
Warum ist digitales Wissensmanagement so wichtig?
Menschen sind unglaublich gut darin, komplexe und sich stetig ändernde Aufgaben auszuführen. In dieser Form der Intelligenz sind wir als Spezies unserer Technik noch immer weit voraus. Trotz ChatGPT und anderer künstlicher Intelligenzen wird sich das aller Voraussicht nach auch in den nächsten Jahrzehnten nicht grundlegend ändern.
Ein Gebiet, in dem uns unsere Technik aber bereits seit Langem überflügelt, ist die Ausführung repetitiver Aufgaben. Besonders gut können Computer dabei mit großen Datenmengen umgehen – etwas, womit Menschen deutlich weniger gut zurechtkommen.
1. Effizienz
Was glauben Sie: Wer würde bei einem mittelgroßen Regal voller Leitzordner und einer ähnlich gut gefüllten elektronischen Datenbank schneller zehn zufällige Informationen finden – eine Maschine oder einer Ihrer Mitarbeitenden? Die Antwort ist klar: Vermutlich würde die Maschine problemlos 10.000 Informationen in der Zeit finden, die Ihr Mitarbeitender für zehn benötigt – das ist nicht persönlich gemeint!
Einer der größten Vorteile eines digitalen Wissensmanagements ist also Effizienz. Und hierbei geht es nicht um Sekunden, Minuten oder Stunden, die Sie jährlich einsparen. Es geht um Tage und Wochen – je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist.
2. Aktualität
Nehmen wir an, Effizienz ist für Sie zwar wichtig, aber kein ausschlaggebender Investitionsgrund. Mitarbeitende arbeiten sich also weiterhin durch dicke Ordner, bis sie gefunden haben, wonach sie suchen: Anleitung A, Formular B, Vorschrift X. Können sie sich wirklich sicher sein, dass das, was sie dort in der Hand halten, noch aktuell ist?
Können Sie behaupten, dass ein hoher Prozentsatz Ihres abgehefteten Wissens aktuell ist und von Nicht-Expert*innen bedenkenlos genutzt werden kann? Idealerweise sollte diese Quote bei 95 % oder höher liegen. Sollte das der Fall sein: Super, Sie haben das analoge Wissensmanagement gemeistert und haben zwar immer noch sehr viele Gründe zu digitalisieren – aber immerhin gehört mangelnde Aktualisierung nicht dazu.
Bei den allermeisten analogen Wissensmanagement-Systemen ist das allerdings nicht der Fall. Daher besteht ein wichtiger Vorteil von digitalem Wissensmanagement in der Aktualität. Wissen ist automatisch mit Hinweisen zur Aktualität versehen. Im Idealfall wird die Aktualisierung oder Verifizierung von Wissen sogar in regelmäßigen Intervallen softwareseitig eingefordert.
3. Sicherheit
Was sich in der sicheren Cloud befindet, ist nicht mehr den lästigen Plagen der physischen Welt ausgeliefert. Ein Wasserschaden oder Brand im Büro kann Sie und Ihre Kund*innen teuer zu stehen kommen, wenn Wissen nicht außerhalb des Aktenschranks gesichert wurde. Einer der wichtigsten Gründe, Wissensmanagement zu digitalisieren, ist daher Sicherheit. Abhängig vom Stellenwert Ihres Wissens kann rein analoges Wissensmanagement sogar schon an Fahrlässigkeit grenzen.
4. Zukunftssicherheit
Das Gleiche gilt übrigens für den Fall, dass sich Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeitenden befindet, also gar nicht gesichert ist. Nicht nur aufgrund einer stetig steigenden Mitarbeiterfluktuation ist es sinnvoll, Wissen aus den Köpfen in die Tasten zu bekommen. Der Abgang eines bedeutenden Wissensträgers kann gravierende Wissenslücken in Ihrem Unternehmen hinterlassen. Ein spontaner Prozess nach dem Motto „Schreib mal alles auf, was du weißt“ führt in aller Regel nicht zu einer vollständigen Dokumentation des Wissens. Zukunftssicherheit ist also ein weiterer wichtiger Grund.
Dieses Argument lässt sich ebenso auf das Nachfolgeproblem beziehen. Wie selten zuvor sind Arbeitgeber im Arbeitnehmermarkt und angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels darauf angewiesen, attraktiv für junge Fachkräfte zu sein. In einer Infotainment-Ökonomie wird ein Leitz-Ordner oder ein textlastiges PDF wenig Begeisterung auslösen. Neben dem Hard Factor „abgewandertes Wissen“ spielt also auch der Soft Factor „Attraktivität für neue Mitarbeitende“ eine wichtige Rolle beim Thema Zukunftssicherheit.
5. Flexibilität
Ebenso ist Flexibilität von großer Bedeutung. Und dabei geht es nicht um die „Mitarbeitende wollen in der Hängematte arbeiten“-Flexibilität. Es geht um die „Der Betrieb steht wegen einer Pandemie nicht still, nur weil niemand zum Wissen ins Büro kommt“-Flexibilität. Wie häufig sind uns Unternehmen begegnet, die einen oder mehrere Mitarbeitende abgestellt hatten, um als Wissenskuriere zu fungieren? Das kann man wohl kaum zeitgemäß nennen, zumal Alternativen vorhanden und weder besonders teuer noch allzu kompliziert sind.
Es gibt noch einige weitere gute Gründe, doch wir wollen es zunächst bei diesen fünf wichtigen Punkten belassen.
Honorable Mention: Return on Investment
Gut, ein sechstes Argument für eine Digitalisierung des Wissensmanagements sei uns vergönnt, denn es betrifft einen aktuell wunden Punkt: die Finanzen. Nicht selten liegen die Gründe für ein Zögern bei der Modernisierung der Wissensinfrastruktur bei Entscheidern schlicht in Budgetengpässen. In der kurzfristigen Betrachtung ist das verständlich – Budget, das es nicht gibt, gibt es eben nicht. Zumindest mittelfristig handelt es sich hierbei jedoch um einen Fehlschluss.
Ein effektives digitales Wissensmanagement zeichnet sich im Gegensatz zu anderen Change-Projekten durch seine Rentabilität aus. Das Stichwort lautet: Return on Investment (ROI). Der ROI ist bei Maßnahmen zum Wissensmanagement häufig sehr gut zu berechnen und tritt in aller Regel bereits nach zwei bis drei Jahren ein. Woran liegt das?
Analogie: Der Saugroboter
Gestatten Sie mir eine kleine Analogie: Besitzen Sie einen Saugroboter? Wenn ja, versuchen Sie, sich an die ersten Wochen und Monate mit dem Gerät zu erinnern. Sie waren überwältigt, nicht wahr? Nach anfänglicher Skepsis bemerkten Sie, wie viel Arbeit Ihnen der Roboter abnahm. Alles war absolut überragend, Sie waren überglücklich und haben Ihren Freunden begeistert davon erzählt. Der Weg von „kein Roboter“ zu „mein erster“ hat in Sachen Produktivität und Zeiteffizienz ein äußerst breites Delta.
Um uns nicht in Haushaltsgeräten zu verlieren: Grundlegende Maßnahmen im Wissensmanagement – etwa Professionalisierung, Digitalisierung, Mitarbeitersensibilisierung und Enabling – zahlen sich durch ihre hohe Effizienzsteigerung aus. Doch auch, wenn bereits eine digitale Form des Wissensmanagements vorliegt, amortisieren sich weitere Maßnahmen aufgrund der Effizienzsprünge häufig sehr schnell.
Für die Berechnung des ROI haben wir ein eigenes Tool entwickelt. Wenn Sie Interesse daran haben, einen Einblick zu bekommen, wann sich eine Modernisierung Ihres Wissensmanagements lohnt, zögern Sie nicht, uns ganz unverbindlich zu kontaktieren!
Fazit – Digitales Wissensmanagement
Digitales Wissensmanagement lohnt sich. Und nicht nur das: Allein um zukunftsfähig zu bleiben, ist ein professionelles und digitales Wissensmanagement eine Grundvoraussetzung. Nicht nur aus Effizienz- und Sicherheitsgründen, sondern auch, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.
Aus finanzieller Sicht amortisieren sich Change-Maßnahmen im Wissensmanagement meist sehr viel schneller, als viele Entscheider denken. Es lohnt sich also, eher früher als später mit der Modernisierung der Wissensinfrastruktur zu beginnen.
Sie möchten mehr darüber wissen? Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Digitalisierung und effizientes Wissensmanagement gehören zu unseren Kernkompetenzen. Wir holen Sie genau dort ab, wo Sie gerade stehen, und machen gemeinsam mit Ihnen Ihr Wissensmanagement fit für die Zukunft.
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